Претходна заштита архивске грађе обавља се на терену, у регистратурама, где се архивска грађа и ствара, кроз надзор и стручну помоћ при архивирању и одржавању, одабирању и евидентирању целокупне грађе једног субјекта.

Територијална надлежност Архива обухвата подручје Скупштине града Београда, односно 17 градских општина. Стварна надлежност односи се на грађу свих правних субјеката који делатност обаваљају на територији града Београда, а нису од савезног или републичког значаја.
Њихова делатност се односи на управу, просвету, здравство, судство, културу, привреду, банкарство, социјалну заштиту, друштвено-политичко организивање, различите видове удруживања.
 
Поред надзора, служба заштите архивске грађе ван архива пружа и саветодавну помоћ творцима грађе.
Она се састоји у:
-праћењу законске регулативе
-тумачењу прописа
-консултацијама са одговорним лицима у регистратури
-пружању упутстава за израду правилника и листа категорија архивске грађе и регистратурског материјала са роковима чувања, за различите делатности.
 
Упутства израђује стручна служба Архива са циљем да се оствари оптимална претходна заштита архивске грађе на терену.