Елементи за израду Листе Категорија

За израду Нормативних аката из области канцеларијског и архивског пословања - Правилника и Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања на основу које се спроводе излучивања, консултује се законска регулатива ради правилног означавања документације и одређивања чувања.

Осим општих прописа (из области радних односа, пензионо-инвалидског осигурања, финансијског пословања, итд.) користи се и законска регулатива из области којом се правно лице бави. Нпр. банке консултују своје специфичне прописе, такође и просвета, здравство, управа, осигуравајуће друштво итд.

Израда ових аката је обавезујућа за сва правна лица, а сврха је да се на основу њих правно уреде канцеларијско и архивско пословање.

На основу Листе категорија одабира се документација којој су истекли рокови чувања и припремају пописи на основу којих ће бити извршено уништење безвредног материјала.

Листа категорија мора да има задату структуру по принципу:

- правни
- кадровски
- општи послови
- основна делатност
- финансијско-материјално пословање.

Правилник мора да садржи начин организовања канцеларијског пословања са свим пословима и евиденцијама, као и поступак архивирања документације са пратећим елементима.


Израда пописа за излучивање

Излучивање, односно одабирање документације којој је истекао законски рок чувања, врши се на следећи начин:

На основу службеног дописа који је потписан, оверен и заведен у Деловоднику, правно лице се обраћа надлежној институцији односно Историјском архиву Београда ради добијања сагласности за уништење безвредне документације, односно оне којој су истекли рокови чувања.

Уз допис обавезно приложити Списак предложене документације за излучивање који мора да садржи:

1. Годину настанка документације (или распон година)
2. Назив или опис документације која се излучује
3. Количину предложеног регистратурског материјала за отпис изражену у регистраторима, фасциклама, књигама итд.


 Архивска књига

Сав регистратурски материјал настао у раду регистратуре уписује се у Архивску књигу, која служи као општи инвентарни преглед целокупног архивског материјала.

Уписивање у Архивску књигу врши се на следећи начин:

- У рубрику 1. уписује се редни број. Под редним бројем уписује се истоветни материјал без обзира на количину.
Редни бројеви се настављају из године у годину.

- У рубрику 2. уписује се датум уписа

- У рубрику 3. уписује се година у којој је регистратурски материјал настао

- У рубрику 4. уписује се врста регистратурског материјала

- У рубрику 5. уписује се број архивских јединица (регистратора, фасцикли, кутија, књига, свежњева и др.)

- У рубрику 6. уписује се просторија, раф, полица, где је смештена документација

- У рубрику 7. уписује се број решења о излучивању регистратурског материјала, број записника о примопредаји архивске грађе Историјском архиву Београда и др.