Elementi za izradu Liste Kategorija

Za izradu Normativnih akata iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja - Pravilnika i Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja na osnovu koje se sprovode izlučivanja, konsultuje se zakonska regulativa radi pravilnog označavanja dokumentacije i određivanja čuvanja.

Osim opštih propisa (iz oblasti radnih odnosa, penziono-invalidskog osiguranja, finansijskog poslovanja, itd.) koristi se i zakonska regulativa iz oblasti kojom se pravno lice bavi. Npr. banke konsultuju svoje specifične propise, takođe i prosveta, zdravstvo, uprava, osiguravajuće društvo itd.

Izrada ovih akata je obavezujuća za sva pravna lica, a svrha je da se na osnovu njih pravno urede kancelarijsko i arhivsko poslovanje.

Na osnovu Liste kategorija odabira se dokumentacija kojoj su istekli rokovi čuvanja i pripremaju popisi na osnovu kojih će biti izvršeno uništenje bezvrednog materijala.

Lista kategorija mora da ima zadatu strukturu po principu:

- pravni
- kadrovski
- opšti poslovi
- osnovna delatnost
- finansijsko-materijalno poslovanje.

Pravilnik mora da sadrži način organizovanja kancelarijskog poslovanja sa svim poslovima i evidencijama, kao i postupak arhiviranja dokumentacije sa pratećim elementima.


Izrada popisa za izlučivanje

Izlučivanje, odnosno odabiranje dokumentacije kojoj je istekao zakonski rok čuvanja, vrši se na sledeći način:

Na osnovu službenog dopisa koji je potpisan, overen i zaveden u Delovodniku, pravno lice se obraća nadležnoj instituciji odnosno Istorijskom arhivu Beograda radi dobijanja saglasnosti za uništenje bezvredne dokumentacije, odnosno one kojoj su istekli rokovi čuvanja.

Uz dopis obavezno priložiti Spisak predložene dokumentacije za izlučivanje koji mora da sadrži:

1. Godinu nastanka dokumentacije (ili raspon godina)
2. Naziv ili opis dokumentacije koja se izlučuje
3. Količinu predloženog registraturskog materijala za otpis izraženu u registratorima, fasciklama, knjigama itd.


Arhivska knjiga

Sav registraturski materijal nastao u radu registrature upisuje se u Arhivsku knjigu, koja služi kao opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog materijala.

Upisivanje u Arhivsku knjigu vrši se na sledeći način:

- U rubriku 1. upisuje se redni broj. Pod rednim brojem upisuje se istovetni materijal bez obzira na količinu.
Redni brojevi se nastavljaju iz godine u godinu.

- U rubriku 2. upisuje se datum upisa

- U rubriku 3. upisuje se godina u kojoj je registraturski materijal nastao

- U rubriku 4. upisuje se vrsta registraturskog materijala

- U rubriku 5. upisuje se broj arhivskih jedinica (registratora, fascikli, kutija, knjiga, svežnjeva i dr.)

- U rubriku 6. upisuje se prostorija, raf, polica, gde je smeštena dokumentacija

- U rubriku 7. upisuje se broj rešenja o izlučivanju registraturskog materijala, broj zapisnika o primopredaji arhivske građe Istorijskom arhivu Beograda i dr.