Arhitektura informacionog sistema nazvanog Janus, koji sopstvenim snagama razvija Centar za informacije u saradnji sa odgovarajućim službama Arhiva, omogućava formiranje bogate biblioteke elektronskih informativnih sredstava. To je ostvarenje vizije formiranja modernog i funkcionalnog sistema koji automatizuje radne procese u Arhivu i poboljšava efikasnost službi za rad sa korisnicima sa krajnjim ciljem da se dobije informatički uređen Arhiv, koji brzo pruža traženu informaciju kako korisnicima u Arhivu tako i on-line.
Specifični kvaliteti Janusa su:
• jednostavna registracija i dodela prava korisnika
• visoka sigurnost pristupa sistemu i potpuna kontrola unosa, izmene, brisanja i vlasništva zapisa • specifične statistike • integracija sa aktuelnom internet prezentacijom Arhiva
• troslojna intranet arhitektura
• prilagodljivost sistema novim lakim klijentima, standardima i operativnim sistemima • potpuna primena UNICODE standarda itd.
Proteklih godina intenzivno se radilo na doradi i proširivanju informativnih sredstava (digitalizovanje postojećih evidencija i ubacivanje u baze podataka), kao i izradi novih i doradi postojećih programskih modula. Rezultat toga je i niz kompletiranih baza podataka kao što je baza projektne dokumentacije koja broji 64.346 unosa i dostupna je korisnicima u on-line režimu. Omogućene su efikasne i pretražive evidencije kako o arhivskoj građi koja je pohranjena u depo Arhiva tako i o arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu koji nastaje i čuva se van Arhiva.
Aplikacije informacionog sistema trenutno čini pet osnovnih modula:
• Rad sa strankama: evidencija stranaka i vrsta zahteva, dinamika rešavanja zahteva, zaduženi radnik na obradi zahteva, statistika prema vrsti zahteva, datumu i dr.
• Čitaonica: evidencija istraživača, dnevnih poseta, istraživačkih tema, građe koju su potraživali za korišćenje i zaduženja reversima.
• Depo: popis fondova i zbirki sa kategorizacijom i ulazni inventar sa topografskim pokazivačem u depou
• Spoljna služba: evidencija registratura (podaci o registraturi, promenama, obaveznim pravnim aktima koje registratura izrađuje i podnosi Arhivu), zapisnici o stručnom nadzoru, saglasnosti na listu kategorija, zapisnici o izlučivanju, rešenja, zapisnici o preuzimanju i plan obilazaka registratura
• Fondovi: primenjeno rešenje obrade arhivske građe, zasnovano na međunarodnom arhivskom standardu ISAD(g) i stručni alat arhivistima za izradu arhivskih opisa od nivoa fonda do nivoa dokumenta.
U sistemu je moguće pretražiti preko 40.000 zapisa na raznim nivoima obrade po ISAD(g) modelu, kao i preko 100.000 ostalih zapisa iz evidencija nastalih raznim alatima pre 2003. koji su integrisani u bazu podataka, što čini preko 150.000 zapisa. Centar je opremljen sa tri skenerska uređaja pa je proteklih godina radio na digitalizaciji najvažnijih dokumenata iz fondova i zbirki Arhiva, radi njihove zaštite i prezentovanja u izložbenim i izdavačkim poduhvatima. Jedna od poslednjih nadogradnji informacionog sistema predstavlja importovanje digitalnih kopija dokumenata koji dopunjuju standardizovani arhivski opis. Na taj način arhivistički obrađen i u cilju zaštite skeniran arhivski dokument postaje dostupan i sadržajno i vizuelno. Integracija sa internet prezentacijom Arhiva omogućava i on-line prikaz ovakvih dokumenata što je značajan korak ka promociji arhivskih dokumenata kao javne arhivske građe, a samim tim i arhiva kao državne i kulturne institucije.
Informacioni sistem Istorijskog arhiva Beograda je u funkciji 24 sata, 365 dana u godini.
Svakodnevno mu aktivno pristupa 45 radnih stanica. Do sada je importovano preko 600.000 slogova podataka, a u sistem je integrisano ili je u pripremi za integraciju preko 10.000 skeniranih dokumenata. prezentacija. Svakodnevno se vrši ažuriranje 70-ak tabela u tri baze podataka kroz 5 osnovnih i 20-ak pomoćnih programskih modula.
Za rad Centra neophodno je stalno usavršavanje i sagledavanje novih pravaca i metoda za obradu i prezentaciju izvorne arhivske građe u virtuelnom prostoru, pa Arhiv aktivno učestvuje na svim skupovima sa tom problematikom i uspostavlja saradnju sa drugim institucijama.
Nakon što je obezbedio Internet domen (www.arhiv-beograda.org), 18. aprila 2007, Centar je zvanično promovisao i Internet prezentaciju Istorijskog arhiva Beograda koja redovno prati sve aktivnosti Arhiva.
Istorijski arhiv Bograda ima i svoju facebook stranicu koja se svakodnevno ažurira i interaktivno komunicira sa korisnicima.