Према Закону о архивској грађи и архивској делатности (Сл. Гласник РС 6/2020) одабирање архивске грађе и уништавање документарног материјала коме је истекао рок чувања врши се у складу са чланом 16:
 
"Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала, дужан је да после извршеног одабирања архивске грађе, издвоји ради уништавања документарни материјал коме је истекао рок чувања.
 
(Правно лице које не спада у државне органе и организације, органе територијалне аутономије и јединице локалне самоуправе, установе, јавна предузећа и имаоце јавних овлашћења  није у обавези да  прибави одобрење Историјског архива Београда у писменој форми ради спровођења процедуре уништавања и исто може урадити самосталном одлуком/решењем. Процедура уништавања врши се комисијски, на основу сагласности дате на Листу категорија од стране надлежног архива и уз неопходан услов да је документарни материјал коме је истекао рок чувања претходно евидентиран у архивску књигу. По окончању процедуре уништавања документарног материјала за који је истекао законски рок чувања цео предмет (нпр. иницијални акт, попис, одлука, решење о именовању комисије...) се чува ТРАЈНО на основу законских рокова чувања документације из области канцеларијског и архивског пословања.)
 
Документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, чији је рок чувања истекао уништава се по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива.
 
Надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи.
 
Приликом уништавања документарног материјала из става 1. овог члана, стваралац и ималац документарног материјала дужан је да предузме неопходне мере заштите података који би могли повредити права и правни интерес лица на која се документарни материјал односи."
 
СПРОВОЂЕЊЕ ПРОЦЕДУРЕ
 
Spisak dokumetacije za unistavanje
Иницијални акт о спровођењу процедуре уништавања документарног материјала треба да се састоји од Дописа и Пописа/Списка предложеног материјала за отпис.
 
Стваралац/ималац одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал годину дана од дана истека утврђеног рока чувања. (Чл. 9 тачка 9. Закона о архивској грађи и архивској делатности)
Допис треба да буде састављен на меморандуму у слободној форми (пример), заведен кроз деловодну књигу и потписан од стране овлашћеног лица. На крају дописа дати контакт особе задужене за спровођење процедуре (име и презиме, брoj телефона и мејл адресу).
Попис/списак документарног материјала који се предлаже за отпис мора бити уписан хронолошки од најраније до најкасније године и исти је саставни део Дописа тако да не мора да садржи посебан заводни број .
 
За одабирање архивске грађе и прављење списка безвредног документарног материјала предложеног за отпис може се решењем/одлуком формирати посебна Комисија састављена од стручњака из свих организационих јединица који безвредни документарни материјал пописују сагласно утврђеној Листи категорија са роковима чувања. (пример решења о образовању комисије)
 
Уколико стваралац и ималац документације само именује чланове комисије без доношења решења/одлуке, на крају пописа треба уписати имена и презимена најмање два члана комисије као и њихове потписе.
 
Допис, решење/одлуку о формирању комисије и попис/списак документарног материјала као целину урадити у два примерка, а Историјском архиву Београда доставити ЈЕДАН примерак.
 
Надлежни службеник Архива ће Вас контактирати након примљеног дописа и у договореном термину посетити ради израде Записника о уништавању (на основу увида у документацију коју желите да отпишете) након чега добијате Решење које представља дозволу да можете да баците предложену документацију.
 
По окончању процедуре уништавања документарног материјала за који је истекао законски рок чувања цео предмет (иницијални акт, попис, записник о уништавању и решење ) се чува ТРАЈНО на основу законских рокова чувања документације из области канцеларијског и архивског пословања.