Primena Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti - najčešće postavljena pitanja
- Kategorija: спољна служба
- Pogodaka: 25364
1.Obraćam Vam se u vezi dobijanja saglasnosti Arhiva na Listu kategorija koju smo poslali poštom pre više od mesec dana. Do danas nismo dobili nikakav odgovor sa Vaše strane te Vas molim za informaciju. Da li je možda potrebno da lično preuzmemo overenu listu i saglasnost?
Predmet koji potražujete je evidentiran i dat u obradu.
Кako je pristigao izuzetno veliki broj zahteva Arhiv nije u mogućnosti da na iste odgovori u kratkom roku i zahtevi se kontinuirano obrađuju. Po okončanju procedure bićete kontaktirani radi ličnog preuzimanja saglasnosti na Listu telefonom ili mejlom.
U svakom slučaju smatramo da su svi pravni subjekti koji su poslali dokumentaciju pristupili ispunjenju svoje zakonske obaveze.
2. Кako pristupiti izradi Liste kategorija?
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
Vodite računa da ne preuzimate tuđe liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti. Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje Vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu Listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.
Preporučujemo Vam da pri izradi Liste konsultujete važeće zakonske propise koji se odnose na dokumetarni materijal koji stvarate.
3. Кako se podnose lista kategorija i arhivska knjiga: u papirnom obliku ili može i elektronski?
Arhivsku knjigu i listu kategorija arhivi trenutno prihvataju isključivo u papirnoj formi, ali je plan da se u skorijoj budućnosti omogući i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.
4. Da li preduzetnici podnose arhivsku knjigu ili ne?
Preduzetnici za sada ne podnose prepis arhivske knjige.
5. Кako u Zakonu o arhivskoj građi ne piše da se primenjuje retroaktivno zavođenje u Arhivsku knjigu, a Zakon je stupio na snagu sa primenom od 2.2.2021, da li to možda znači da sa vođenjem Arhivske knjige krećemo od popisivanja registratora za 2021?
Ukoliko do sada niste predali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine (2020.) te ne možete početi sa 2021. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.
6. Molim za informaciju da li odgovorno stručno lice u smislu člana 9 stav 2 tačka 2 zakona može biti direktor preduzeća? Ukoliko je odgovor pozitivan, da li odgovorno lice u tom slučaju imenuje skupština (kako bi se izbeglo da direktor imenuje sam sebe) i da li postoji neka forma odluke, ovlašćenja ili drugog akta kojim se određuje odgovorno lice u smislu Zakona o arhivskoj građi?
Кako pravna lica mogu poslovati sa malim brojem zaposlenih, može se i direktor imenovati za odgovorno lice zaduženo za arhivsku građu. U skladu sa organizacijom tu odluku donosi Skupština ili Upravni odbor . Zvanična forma odluke za sada ne postoji.
U svakom slučaju stav arhiva je da odgovorno stručno lice mora biti u radnom odnosu kod poslodavca, jer je odgovorno za arhivsku građu i dokumentarni materijal pred poslodavcem i pred nadležnim arhivom, samim tim i kazneno.
Predmet koji potražujete je evidentiran i dat u obradu.
Кako je pristigao izuzetno veliki broj zahteva Arhiv nije u mogućnosti da na iste odgovori u kratkom roku i zahtevi se kontinuirano obrađuju. Po okončanju procedure bićete kontaktirani radi ličnog preuzimanja saglasnosti na Listu telefonom ili mejlom.
U svakom slučaju smatramo da su svi pravni subjekti koji su poslali dokumentaciju pristupili ispunjenju svoje zakonske obaveze.
2. Кako pristupiti izradi Liste kategorija?
Pri izradi Liste kategorija potrebno je analizom utvrditi sve kategorije arhivske građe i dokumentarnog materijala koji nastaju radom stvaraoca/imaoca, a naročito iz osnovne delatnosti pravnog subjekta, jer Arhiv neće odobriti naknadno uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala kome istekne rok čuvanja onih kategorija koje nisu obuhvaćene Listom.
Vodite računa da ne preuzimate tuđe liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala, imajući u vidu da kod svakog privrednog subjekta postoje specifičnosti. Listu kategorija treba prilagoditi vrsti dokumentacije koja nastaje Vašom delatnošću od osnivanja pa na dalje i nema potrebe da u njoj navodite dokumentaciju koju nikada nećete stvarati.
U svakom slučaju ako proširite delatnost i pojave se nove katеgorije dokumentacije uvek možete poslati zahtev Arhivu za dopunu/izmenu Liste kategorija. Ukoliko pak samo prepišete tuđu Listu rizikujete neusklađenost pravnog i faktičkog stanja.
Preporučujemo Vam da pri izradi Liste konsultujete važeće zakonske propise koji se odnose na dokumetarni materijal koji stvarate.
3. Кako se podnose lista kategorija i arhivska knjiga: u papirnom obliku ili može i elektronski?
Arhivsku knjigu i listu kategorija arhivi trenutno prihvataju isključivo u papirnoj formi, ali je plan da se u skorijoj budućnosti omogući i elektronsko podnošenje navedene dokumentacije.
4. Da li preduzetnici podnose arhivsku knjigu ili ne?
Preduzetnici za sada ne podnose prepis arhivske knjige.
5. Кako u Zakonu o arhivskoj građi ne piše da se primenjuje retroaktivno zavođenje u Arhivsku knjigu, a Zakon je stupio na snagu sa primenom od 2.2.2021, da li to možda znači da sa vođenjem Arhivske knjige krećemo od popisivanja registratora za 2021?
Ukoliko do sada niste predali arhivsku knjigu ona mora obuhvatiti celokupnu arhivsku građu i dokumentarni materijal koji je nastao radom pravnog lica od osnivanja do tekuće godine (2020.) te ne možete početi sa 2021. godinom. Narednih godina do 30. aprila tekuće godine dostavljate samo dopunu arhivske knjige za prethodnu godinu.
6. Molim za informaciju da li odgovorno stručno lice u smislu člana 9 stav 2 tačka 2 zakona može biti direktor preduzeća? Ukoliko je odgovor pozitivan, da li odgovorno lice u tom slučaju imenuje skupština (kako bi se izbeglo da direktor imenuje sam sebe) i da li postoji neka forma odluke, ovlašćenja ili drugog akta kojim se određuje odgovorno lice u smislu Zakona o arhivskoj građi?
Кako pravna lica mogu poslovati sa malim brojem zaposlenih, može se i direktor imenovati za odgovorno lice zaduženo za arhivsku građu. U skladu sa organizacijom tu odluku donosi Skupština ili Upravni odbor . Zvanična forma odluke za sada ne postoji.
U svakom slučaju stav arhiva je da odgovorno stručno lice mora biti u radnom odnosu kod poslodavca, jer je odgovorno za arhivsku građu i dokumentarni materijal pred poslodavcem i pred nadležnim arhivom, samim tim i kazneno.
7. Zakon je propisao visoke novčane kazne za nepoštovanje odredbi. Na koji način se sprovodi kažnjavanje?
Zakon je propisao kaznene odredbe koje se primenjuju tek nakon obavljenog stručnog nadzora od strane zaduženog službenika kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala odnosno nakon što stvaralac/imalac nije u zadatom roku otklonio nepravilnosti koje su tom prilikom uočene:
Član 23.
Javni arhiv obavlja stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala, koji se nalazi kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši arhivist zaposlen u javnom arhivu sa najmanje pet godina radnog iskustva na arhivskim poslovima (u daljem tekstu: ovlašćeno lice).
Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.
Obrazac i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje ministar.
Poslove stručnog nadzora iz stava 1. ovog člana vrši arhivist zaposlen u javnom arhivu sa najmanje pet godina radnog iskustva na arhivskim poslovima (u daljem tekstu: ovlašćeno lice).
Ovlašćeno lice u vršenju poslova stručnog nadzora koristi službenu legitimaciju koju je dužno da pokaže na zahtev odgovornog lica ili drugog zainteresovanog lica prilikom vršenja nadzora.
Obrazac i način korišćenja službene legitimacije iz stava 3. ovog člana propisuje ministar.
Ovlašćeno lice:
1) sačinjava zapisnik o izvršenom stručnom nadzoru koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje;
2) konstatuje zapisnički da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi primedbe na zapisnik;
3) posle dostavljanja primedaba na zapisnik od strane stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi odluku po primedbama;
4) ukoliko se primedbe ne prihvataju o tome obaveštava podnosioca primedaba;
5) vrši kontrolu zapisnički naloženih mera (kontrolni nadzor);
6) ako stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ne postupi po zapisnički naloženim merama donosi rešenje o merama za otklanjanje nepravilnosti;
7) vrši kontrolu izvršenja rešenja (kontrolni nadzor).
Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.
Protiv rešenja iz stava 5. ovog člana, koje je doneo nadležni javni arhiv, može se izjaviti žalba Ministarstvu.
U slučaju nepostupanja po rešenju za otklanjanje nepravilnosti ovlašćeno lice podnosi zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
1) sačinjava zapisnik o izvršenom stručnom nadzoru koji obavezno sadrži: utvrđeno stanje, naložene mere i rok za njihovo sprovođenje;
2) konstatuje zapisnički da stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala kod kojeg je izvršen stručni nadzor može u roku od tri dana od dana dostavljanja zapisnika da stavi primedbe na zapisnik;
3) posle dostavljanja primedaba na zapisnik od strane stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi odluku po primedbama;
4) ukoliko se primedbe ne prihvataju o tome obaveštava podnosioca primedaba;
5) vrši kontrolu zapisnički naloženih mera (kontrolni nadzor);
6) ako stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala ne postupi po zapisnički naloženim merama donosi rešenje o merama za otklanjanje nepravilnosti;
7) vrši kontrolu izvršenja rešenja (kontrolni nadzor).
Rok za primenu naloženih mera može se na zahtev stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, u opravdanim slučajevima, produžiti ali ne više od polovine roka koji je naložilo ovlašćeno lice.
Protiv rešenja iz stava 5. ovog člana, koje je doneo nadležni javni arhiv, može se izjaviti žalba Ministarstvu.
U slučaju nepostupanja po rešenju za otklanjanje nepravilnosti ovlašćeno lice podnosi zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
U slučaju da ovlašćeno lice utvrdi da je stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala oštetio ili uništio arhivsku građu ili dokumentarni materijal kojem nije istekao rok čuvanja to konstatuje zapisnikom na osnovu kojeg nadležni arhiv podnosi krivičnu prijavu ili zahtev za pokretanje prekršajnog postupka.
Обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе - чланови 9 - 21
- Kategorija: спољна служба
- Pogodaka: 1046
Обавезе ствараоца и имаоца архивске грађе дефинисане су члановима 9-21.
Члан 9.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су настали.
Стваралац и ималац из става 1. овог члана осим физичких лица дужан је и да:
1) обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;
2) одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;
3) евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
4) предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и у роковима предвиђеним овим законом;
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да савесно чува у сређеном и безбедном стању архивску грађу и документарни материјал у облику у којем су настали.
Стваралац и ималац из става 1. овог члана осим физичких лица дужан је и да:
1) обезбеди одговарајући простор и опрему за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала;
2) одреди одговорно стручно лице за заштиту архивске грађе и документарног материјала и поступање са архивском грађом и документарним материјалом;
3) евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал;
4) предаје архивску грађу надлежном архиву под условима и у роковима предвиђеним овим законом;
5) осигура трајно чување архивске грађе у електронском облику, њено одржавање, мигрирање, односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима до предаје архивске грађе у електронском облику надлежном јавном архиву;
6) води архивску књигу на прописаном обрасцу;
7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;
8) прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);
9) одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока;
10) омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала;
11) поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала;
12) обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка.
6) води архивску књигу на прописаном обрасцу;
7) достави надлежном архиву препис архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години;
8) прибави мишљење надлежног архива пре предузимања мера које се односе на архивску грађу и документарни материјал (статусне промене, физичко пресељење, адаптација просторија, отварање стечаја или ликвидације, микрофилмовање, дигитализација и др.);
9) одабира архивску грађу и издваја ради уништења безвредан документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од дана истека утврђеног рока;
10) омогући овлашћеном лицу надлежног јавног архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним одабирањем из документарног материјала;
11) поступа у складу са мерама и роковима које надлежни архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала;
12) обавести надлежни јавни архив о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка.
Ближе услове из става 2. тачка 1) овог члана уређује министарнадлежан за културу (у даљем тексту: министар).
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да обезбеди стручно оспособљавање и усавршавање, као и проверу стручне оспособљености запослених који управљају документима.
Стваралац и ималац архивске грађе и документарног материјала дужан је да у року од 30 дана обавести надлежни архив о свом оснивању, као и о свим изменама статуса и организације (промени статуса и/или назива, промени организације, промени адресе, као и престанку рада).
Члан 14.
Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:
1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;
2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања;
3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.
Надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
Члан 14.
Стваралац и ималац, осим физичких лица, дужан је да донесе:
1) општи акт о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала;
2) листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања;
3) општи акт о начину евидентирања, заштите, и коришћења електронских докумената.
Надлежни јавни архив даје сагласност на листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
Preporuka za izradu Liste kategorija
- Kategorija: спољна служба
- Pogodaka: 84848
Odabiranje arhivske građe i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala vrši se na osnovu Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (Sl. Glasnik RS 6/2020) čl.14 tačka 2.
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala treba da sadrži sledeće stavke:
1. Redni broj – u rubriku redni broj upisati broj počev od 1 pa nadalje i taj broj se kontinuirano nastavlja kroz Listu;
2. Кlasifikacionu oznaku – upisuje se klasifikaciona oznaka za sadržaj svih kategorija dokumentarnog materijala, ukoliko je imate;
3. Vrstu dokumenta;
4. Rok čuvanja;
5. Format dokumenta P/E (P-papir; E-elektronski) - opciono;
Za trajno čuvanje određuju se kategorije materijala koje sadrže podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe ili podatke koji odražavaju suštinu rada stvaraoca/imaoca.
Za dokumentarni materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa (za trajno čuvanje) rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba stvaraoca/imaoca za korišćenje u praktične svrhe, kao i u skladu sa posebnim zakonskim propisima.
Na izradi Liste kategorija angažuju se stručnjaci iz svih sektora/organizacionih jedinica koji formiraju komisiju.
Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala je sastavni deo Opšteg akta o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala i može se primenjivati pošto na nju da saglasnost Istorijski arhiv Beograda.
Nadležnom arhivu se uz Dopis (zaveden i potpisan) dostavljaju DVA primerka Liste kategorija, koja je prethodno usvojena od strane odgovornog lica direktora/upravnog odbora /nadzornog odbora stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Stranice obavezno numerisati, a na poslednjoj potpisanoj stranici ostaviti prostor za saglasnost Arhiva kojim ista postaje validna.
Jedan primerak zadržava Arhiv, a drugi se vraća stvaraocu i imaocu.
Ukoliko se tokom godine jave nove vrste dokumenata ili se promene zakonski rokovi za čuvanje dokumentacije, vrši se dopuna i/ili izmena postojeće Liste kategorija koje se takođe dostavljaju u DVA primerka na saglasnost Istorijskom arhivu Beograda
Uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala
- Kategorija: спољна служба
- Pogodaka: 30514
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. Glasnik RS 6/2020) odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja vrši se u skladu sa članom 16:
"Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.
"Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja.
(Pravno lice koje ne spada u državne organe i organizacije, organe teritorijalne autonomije i jedinice lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća i imaoce javnih ovlašćenja nije u obavezi da pribavi odobrenje Istorijskog arhiva Beograda u pismenoj formi radi sprovođenja procedure uništavanja i isto može uraditi samostalnom odlukom/rešenjem. Procedura uništavanja vrši se komisijski, na osnovu saglasnosti date na Listu kategorija od strane nadležnog arhiva i uz neophodan uslov da je dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja prethodno evidentiran u arhivsku knjigu. Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (npr. inicijalni akt, popis, odluka, rešenje o imenovanju komisije...) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.)
Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.
Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala iz stava 1. ovog člana, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi."
SPROVOĐENJE PROCEDURE
Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.
Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala iz stava 1. ovog člana, stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi."
SPROVOĐENJE PROCEDURE
Inicijalni akt o sprovođenju procedure uništavanja dokumentarnog materijala treba da se sastoji od Dopisa i Popisa/Spiska predloženog materijala za otpis.
Stvaralac/imalac odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja. (Čl. 9 tačka 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti)
Dopis treba da bude sastavljen na memorandumu u slobodnoj formi (primer), zaveden kroz delovodnu knjigu i potpisan od strane ovlašćenog lica. Na kraju dopisa dati kontakt osobe zadužene za sprovođenje procedure (ime i prezime, broj telefona i mejl adresu).
Popis/spisak dokumentarnog materijala koji se predlaže za otpis mora biti upisan hronološki od najranije do najkasnije godine i isti je sastavni deo Dopisa tako da ne mora da sadrži poseban zavodni broj .
Za odabiranje arhivske građe i pravljenje spiska bezvrednog dokumentarnog materijala predloženog za otpis može se rešenjem/odlukom formirati posebna Кomisija sastavljena od stručnjaka iz svih organizacionih jedinica koji bezvredni dokumentarni materijal popisuju saglasno utvrđenoj Listi kategorija sa rokovima čuvanja. (primer rešenja o obrazovanju komisije)
Ukoliko stvaralac i imalac dokumentacije samo imenuje članove komisije bez donošenja rešenja/odluke, na kraju popisa treba upisati imena i prezimena najmanje dva člana komisije kao i njihove potpise.
Dopis, rešenje/odluku o formiranju komisije i popis/spisak dokumentarnog materijala kao celinu uraditi u dva primerka, a Istorijskom arhivu Beograda dostaviti JEDAN primerak.
Nadležni službenik Arhiva će Vas kontaktirati nakon primljenog dopisa i u dogovorenom terminu posetiti radi izrade Zapisnika o uništavanju (na osnovu uvida u dokumentaciju koju želite da otpišete) nakon čega dobijate Rešenje koje predstavlja dozvolu da možete da bacite predloženu dokumentaciju.
Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (inicijalni akt, popis, zapisnik o uništavanju i rešenje) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Stvaralac/imalac odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja. (Čl. 9 tačka 9. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti)
Dopis treba da bude sastavljen na memorandumu u slobodnoj formi (primer), zaveden kroz delovodnu knjigu i potpisan od strane ovlašćenog lica. Na kraju dopisa dati kontakt osobe zadužene za sprovođenje procedure (ime i prezime, broj telefona i mejl adresu).
Popis/spisak dokumentarnog materijala koji se predlaže za otpis mora biti upisan hronološki od najranije do najkasnije godine i isti je sastavni deo Dopisa tako da ne mora da sadrži poseban zavodni broj .
Za odabiranje arhivske građe i pravljenje spiska bezvrednog dokumentarnog materijala predloženog za otpis može se rešenjem/odlukom formirati posebna Кomisija sastavljena od stručnjaka iz svih organizacionih jedinica koji bezvredni dokumentarni materijal popisuju saglasno utvrđenoj Listi kategorija sa rokovima čuvanja. (primer rešenja o obrazovanju komisije)
Ukoliko stvaralac i imalac dokumentacije samo imenuje članove komisije bez donošenja rešenja/odluke, na kraju popisa treba upisati imena i prezimena najmanje dva člana komisije kao i njihove potpise.
Dopis, rešenje/odluku o formiranju komisije i popis/spisak dokumentarnog materijala kao celinu uraditi u dva primerka, a Istorijskom arhivu Beograda dostaviti JEDAN primerak.
Nadležni službenik Arhiva će Vas kontaktirati nakon primljenog dopisa i u dogovorenom terminu posetiti radi izrade Zapisnika o uništavanju (na osnovu uvida u dokumentaciju koju želite da otpišete) nakon čega dobijate Rešenje koje predstavlja dozvolu da možete da bacite predloženu dokumentaciju.
Po okončanju procedure uništavanja dokumentarnog materijala za koji je istekao zakonski rok čuvanja ceo predmet (inicijalni akt, popis, zapisnik o uništavanju i rešenje) se čuva TRAJNO na osnovu zakonskih rokova čuvanja dokumentacije iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Uputstvo za vođenje Arhivske knjige
- Kategorija: спољна служба
- Pogodaka: 145043
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.Na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020, član 9 tačka 6) ona se vodi na propisanom obrazcu.
U „Sl. glasniku RS“, br. 34/2022 objavljen je PRAVILNIК O OBRAZCU ARHIVSКE КNJIGE koji će se primenjivati od 24. marta 2022. god. i kojim je propisan obrazac arhivske knjige koju vode stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
U arhivsku knjigu se ne upisuje sadržaj dokumenata nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama kao i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze.
Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki, što znači da se jedinice čuvanja (registratori, fascikle i kutije u kojima je smeštena arhivska građa i dokumentarni materijal, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno) upisuju prema/po godinama nastanka.
Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka (osnivanja) stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju.Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.
Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije.
Upis arhivske građe i dokumentarnog materijala u arhivsku knjigu vrši se hronološki, po godinama i klasifikacionim oznakama, po nazivu kategorija dokumentarnog materijala prema važećoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
U arhivsku knjigu se ne upisuje sadržaj dokumenata nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama kao i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze.
Princip upisa dokumentacije u obrazac arhivske knjige je hronološki, što znači da se jedinice čuvanja (registratori, fascikle i kutije u kojima je smeštena arhivska građa i dokumentarni materijal, odnosno kod elektronskog dokumentarnog materijala i elektronske arhivske građe format i memorijski kapacitet za svaki unos posebno) upisuju prema/po godinama nastanka.
Ona obuhvata popis dokumentacije od godine nastanka (osnivanja) stvaraoca i imaoca zaključno sa poslednjom završenom kalendarskom godinom i obuhvata celokupnu dokumentaciju.Arhivska knjiga se ne zaključuje na kraju godine, već se vodi u neprekidnom nizu brojeva.
Arhivska knjiga se može voditi u formi knjige ili u elektronskom obliku (excel tabela, word tabela itd.) uz redovnu izradu zaštitne kopije.
Arhivska knjiga ili prepis arhivske knjige (kopija) može se dostaviti nadležnom arhivu kao pojedinačan predmet uz prateći dopis zaveden i potpisan od strane odgovornog lica. Prepis se u pisanom obliku dostavlja u JEDNOM primerku (čl. 9 tačka 7), najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a kopiju treba zavesti i potpisati od strane zaduženog lica/arhivara.