Препорука за израду Листе категорија
Одабирање архивске грађе и уништавање безвредног документарног материјала врши се на основу Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања (Сл. Гласник РС 6/2020) чл.14 тачка 2.Листа категорија архивске грађе и документарног материјала треба да садржи следеће ставке:
1. Редни број – у рубрику редни број уписати број почев од 1 па надаље и тај број се континуирано наставља кроз Листу;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
2. Класификациону ознаку – уписује се класификациона ознака за садржај свих категорија документарног материјала уколико је имате;
3. Врсту документа;
4. Рок чувања;
5. Формат документа П/Е (П-папир; Е-електронски) - опционо;
За трајно чување одређују се категорије материјала које садрже податке од значаја за историју и друге научне области, за културу уопште и остале друштвене потребе или податке који одражавају суштину рада ствараоца/имаоца.
За документарни материјал који није оцењен као архивска грађа (за трајно чување) рокови чувања се одређују зависно од потреба ствараоца/имаоца за коришћење у практичне сврхе, као и у складу са посебним законским прописима.
На изради Листе категорија ангажују се стручњаци из свих сектора/организационих јединица који формирају комисију.
Листа категорија архивске грађе и документарног материјала је саставни део Општег акта о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала и може се примењивати пошто на њу да сагласност Историјски архив Београда.
Надлежном архиву се уз Допис (заведен и потписан) достављају ДВА примерка Листе категорија, која је претходно усвојена од стране одговорног лица директора/управног одбора /надзорног одбора ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала и потписана.
Странице обавезно нумерисати, a на последњој потписаној страници оставити простор за сагласност Архива којим иста постаје валидна.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Један примерак задржава Архив, а други се враћа ствараоцу и имаоцу.
Уколико се током године јаве нове врсте докумената или се промене законски рокови за чување документације, врши се допуна и/или измена постојеће Листе категорија које се такође достављају у ДВА примерка на сагласност Историјском архиву Београда
Предлог дописа за измену/допуну Листе категорија у текст формату (пдф формат)
Упутство за вођење Архивске књиге
Архивска књига је основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца, односно општи инвентарни преглед целокупног архивског и документарног материјала из ранијих година, коју су ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала обавезни да воде од оснивања, као и документарног материјала који се по било којем основу, налази код ствараоца и имаоца.На основу Закона о архивској грађи и архивској делатности (Сл. гласник РС 6/2020, члан 9 тачка 6) она се води на прописаном образцу.
У „Сл. гласнику РС“, бр. 34/2022 објављен је ПРАВИЛНИК О ОБРАЗЦУ АРХИВСКЕ КЊИГЕ који ће се примењивати од 24. марта 2022. год. и којим је прописан образац архивске књиге коју воде ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала.
Упис архивске грађе и документарног материјала у архивску књигу врши се хронолошки, по годинама и класификационим ознакама, по називу категорија документарног материјала према важећој Листи категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања.
У архивску књигу се не уписује садржај докумената него се групно пописује количина докумената настала у календарској години, груписана по категоријама као и физичка локација на којој се ти документи налазе.
Принцип уписа документације у образац архивске књиге је хронолошки, што значи да се јединице чувања (регистратори, фасцикле и кутије у којима је смештена архивска грађа и документарни материјал, односно код електронског документарног материјала и електронске архивске грађе формат и меморијски капацитет за сваки унос посебно) уписују према/по годинама настанка.
Принцип уписа документације у образац архивске књиге је хронолошки, што значи да се јединице чувања (регистратори, фасцикле и кутије у којима је смештена архивска грађа и документарни материјал, односно код електронског документарног материјала и електронске архивске грађе формат и меморијски капацитет за сваки унос посебно) уписују према/по годинама настанка.
Она обухвата попис документације од године настанка (оснивања) ствараоца и имаоца закључно са последњом завршеном календарском годином и обухвата целокупну документацију.Архивска књига се не закључује на крају године, већ се води у непрекидном низу бројева.
Архивска књига се може водити у форми књиге или у електронском облику (excel табела, word табела итд.) уз редовну израду заштитне копије.
Архивска књига или препис архивске књиге (копија) може се доставити надлежном архиву као појединачан предмет уз пратећи допис, потписан од стране одговорног лица. Препис се у писаном облику доставља у ЈЕДНОМ примерку (чл. 9 тачка 7), најкасније до 30. априла текуће године за документарни материјал настао у претходној години, а копију треба завести и потписати од стране задуженог лица/архивара.
Преузмите образац архивске књиге (пдф верзија)
Преузмите образац архивске књиге (excell верзија)
Page 2 of 2
